Термін "електронний документообіг" став входити в російський Ит-лексикон десь на початку нинішнього століття, до цього звичайно говорилося просто про автоматизації документообігу, делікатно замовчуючи про який рід документах - електронних або паперових - мова йде. Більше того, поняття "електронний документ" взагалі в нашому діловодстві не існувало, фахівці відмінно розуміли, що мова йде про керування паперовими документами. Поява ж терміна "електронний документообіг", а слідом за ним і СЭД, здавалося б, повинне було відбити якісні зміни в документоведении, а саме - заміну паперу на електронний формат. Однак до кінця першого десятиліття зненацька з'ясувалося - мова йшла просто про зміну назви без помітного коректування сутності. Виявилося, що електронний документообіг - це, як правило, керування все тими ж паперовими документами, але тільки "електронними" засобами, а зовсім не оборот "електронних документів".
Термін "електронний документообіг" виявився значною мірою скомпрометований, у всякому разі, він став розумітися подвійно. У результаті довелося згадати про іншу назву ( щопоявились ще 40 років тому) - "безпаперовий документообіг", що і став всі частіше використатися в офіційних державних директивах, коли малася на увазі ціль переходу до роботи з дійсними електронними документами без обов'язкового використання паперових носіїв.
Хоча, звичайно, електронні документи ще з 1990-х усе активніше проникали в наше життя. Але на їхньому шляху стояла непереборна перешкода у вигляді законодавства, що за ключовими поняттями "оригінал" й "юридично значимий" визнавало фактично тільки паперовий формат. Підсумком цієї ситуації стало тім, що автоматизація російських документо-ориентированных процесів привела до появи двоконтурної моделі документационных потоків, у якій електронний потік був націлений на підвищення ефективності роботи, а паперовий - на відповідність нормативним вимогам. Цілком очевидно, що таке дублювання було не дуже нормальним, приводило до підвищення складності систем, до зниження їхньої ефективності.
Отут потрібно відразу відзначити, що скасування використання паперу не самоціль. Ціль - це підвищення ефективності роботи і якості життя людей. Використання електронних форматів потрібно рівно настільки, наскільки дозволяють просуватися до цієї мети. Якщо якісь завдання зручніше вирішувати за допомогою паперових або ще якихось форматів, то так і потрібно робити. Питання коштує не про заборону паперових документів, а про зняття обмеження на використання електронних, щоб вони в режимі рівної конкуренції зайняли своє місце в нашому житті.
Ситуація початку мінятися тільки кілька років назад, коли електронні документи стали поступово одержувати законодавчий статус, хоча все-таки явно виглядали "пасербицями" у російському документоведении. Це було зрозуміло вже тому, що їхньої легалізації йшла шляхом прирівнювання їхніх прав до прав паперових документів. Однак хоча про програму перекладу країни на електронний документообіг з оголошено на самому вищому рівні ще в 2008 р., але строки завершення такого переходу на рівні органів керування країною послідовно переносилися з 2012-го на 2015-й, а потім - на 2017 р. При цьому деякі експерти виражають сумніви, що останній намічений строк удасться витримати.
Проте , перехід на безпаперові методи роботи з документами йде як у комерційному секторі, так й у сегменті державного керування, електронні документи усе ширше використаються громадянами, у тому числі при виконанні покупок, банківських операцій, при взаємодії з госорганами. Але наскільки швидко йдуть всі ці процеси, наскільки з положення справ відповідає потребам суспільства? Які проблеми є на цьому шляху? Про це нам розповіли експерти - представники вітчизняних організацій.
Поточний стан справ
"Піднята тема - дуже й дуже лоскітлива в багатьох аспектах, починаючи з термінології й закінчуючи практичним її застосуванням", - уважає начальник Керування супроводу прикладних систем Департаменту інформаційних технологій ФГУП "Російська телевізійна й радіомовна мережа" Антон Бурлак. - Дуже багато практикуючих фахівців скажуть, що все в порядку й відсоток переходу досить високий, але по факті про безпаперовий документообіг мови не йде. З кількісними показниками - взагалі окрема історія. У свій час (розпорядження Уряду РФ від 12.02.2011 № 176-р) були спроби вивести в безпаперовий формат певний відсоток від загального обсягу документообігу. Усе закінчилося не те щоб сумно - МЭДО реально працює, але це все-таки не перехід на безпаперовий документообіг в обговорюваному зараз виді, а поліпшення електронного обліку й руху паперових документів. Та й границя між справді безпаперовим і просто електронним документообігом досить хитка - завжди можна роздрукувати й покласти на стіл так звичний керівникові паперовий документ".
Директор по інформаційних технологіях Фінансового університету при Уряді Російської Федерації Володимир Соловйов малює зовсім іншу, набагато більше оптимістичну картину: "Думаю, що в цілому плани відмови від паперу перевиконані в порівнянні з очікуваннями десятилітньої давнини. Причому перевиконання часто відбувалося шляхом рішення за допомогою СЭД завдань, які набагато краще вирішуються іншими засобами. Наприклад, робота відомств зі зверненнями громадян краще йде в тих організаціях, які реалізували це завдання в CRM-, а не в ECM-системах". Як приклад він приводить вищу школу: якщо ще кілька років назад Фінансовий університет був одним з далеко не всіх вузів, що працюють без паперових документів, те сьогодні практично всі університети також впровадили СЭД для внутрішнього документообігу. По його оцінках, у системі вищого утворення частка електронних документів перебуває вже в границях від 40 до 50%.
Професор кафедри інформаційних технологій, начальник відділу електронного документообігу РЭУ ім. Г. В. Плеханова Павло Музычкин уважає, що термін "безпаперовий документообіг" (уведений академіком В. М. Глушковим в 1970-і саме для підкреслення способу обміну документами не на паперовому, а на машинному носії інформації з метою наступної її обробки за допомогою ЕОМ) використати сьогодні не слід, у тому числі й тому, що перехід на електронні методи не повинен супроводжуватися заборонами на паперові носії. На його думку, буде вірніше використати поняття "електронний документообіг" у його споконвічному змісті - роботи саме з електронними документами як основною формою сучасного контента.
"Повністю електронний документообіг має місце тоді, коли на всіх стадіях життєвого циклу документ перебуває в електронній формі. А ці стадії, як відомо, починаються зі створення документа й закінчуються його архівним зберіганням і знищенням через установлений законом строк, - нагадує експерт. - А тепер відповідайте, у якому стані перебуває архівна справа в нашій країні - у паперовому або в електронному? Правда, відповідь очевидна? Говорити про безпаперовий документообіг можна тільки в тих випадках, коли документи не здаються в архів на тривале зберігання. Таким чином, сьогодні перевести в електронний вид можна тільки деякий обмежений масив документів, що не підпадає під вимоги довгострокового зберігання, причому в різних організаціях частка даного масиву документів різна. Для вузу, де більшу частину документообігу становлять документи, пов'язані з рухом численного персоналу й контингенту тих, яких навчають,, документальним оформленням результатів навчального процесу, частка зареєстрованих документів, що постійно перебувають в електронній формі, по експертній оцінці, у цей час становить не більше 1%, якщо, звичайно, не вважати документами повідомлення електронної пошти".
Далі Павло Музычкин малює таку картину сьогоднішнього положення справ. Зараз та незначна частина документів, які протягом усього життєвого циклу перебувають в електронній формі, являють собою внутрішні документи. Навіть якщо оригінали вхідних документів були в електронній формі (що сьогодні нерідко зустрічається при взаємодії з органами державної влади й керування), у вуз вони надходять у вигляді електронних або паперових копій. Електронні копії роздруковуються й підшиваються в справу, хоча для виконання передаються через СЭД в електронному виді.
Безумовно, у свій час, особливо після прийняття першого закону про електронний підпис, багато хто були зачаровані перспективами, що відкриваються, рятування від обридлих усім паперів, уважає експерт. Але життя поставило все на свої місця, і сьогоднішній стан СЭД є об'єктивне відбиття ступеня готовності сучасного суспільства, його окремих структур прийняти нові технології. Однак діловодним службам споконвічно було ясно, що можливо тільки змішаний документообіг, тому завищених очікувань у вузі не було. Поступово, еволюційним шляхом СЭД охоплювали всі нові й нові шари документів й укоренялася в організаційній структурі. "Сказати, що результати не відповідають очікуванням, можна, але тільки не в тім контексті, як звичайно говорять. З мого погляду , вони набагато перевершили те, що ми планували в 2006 р., коли починали впровадження. Правда, так думають не все. Для більшості СЭД - як електрик, як повітря - є й всі!", - упевнений він.
Із чого починати
Документообіг - це дуже широке поняття. Є організаційно-розпорядницький, кадровий, фінансово-обліковий, є внутрішній і зовнішній. При цьому зовнішній теж буває різним - між підприємствами одного холдингу й між незалежними контрагентами, усередині країни й із закордонними контрагентами. Окрема більша категорія - документообіг у системі державного й місцевого керування, між цією системою й громадянами. Є вертикально-галузеві сфери - банківська, охорона здоров'я, утворення й ін. Які із цих різних категорій документообігу випробовують сьогодні найбільші потреби в переході на електронні рейки? Де вже досягнуті найкращі результати?
"Вододіл між сферами з відносно безпроблемним і всі таки утрудненим використанням винятково електронних документів очевидна - це структурована або неструктурована інформація в документах, - уважає Антон З. - Саме тому найкраще відмова від паперу проходить у тих відомствах й у тих сферах, де в документах утримуються в основному цифри, за з далеко ходити не треба - Податкова служба. А от там, де з'являються складносурядні тексти - починаються труднощі, навіть у таких, здавалося б, примітивних областях, як прийом обігів. Банальна скарга, залишена на сайті, одержує купу реквізитів, роздруковується, реєструється, обростає купою резолюціями й позначками, підшивається в справу. Навіщо? А від гріха подалі, раптом перевірка або що".
Як спосіб переходу на безпаперовий документообіг він пропонує повністю заборонити використання внутрішніх документів у паперовому виді, уважаючи цей варіант цілком реальним. Наступний крок зв'язаний уже зі зміною прийнятої в нас схемі керування: потрібно ввести модель вільних доручень, не прив'язаних до документів, постачених тільки технічним номером, не видимим користувачам, але при цьому переданим усередині СЭД і цілком легітимним. Далі - перехід до передачі управлінських впливів (записів) через корпоративні соціальні мережі й пряма прив'язка цих записів до проектних планів і графік, а не до документів. Реалізація такої схеми бачиться цілком можливої, але на її шляху є перешкоди, які можна й потрібно усунути.
"Думаю, що найбільший прогрес буде не там, де паперові документи вдасться перетворити в електронні, а там, де від документів удасться відмовитися в принципі", - говорить Володимир Соловйов. У деяких випадках простіше відкрити для запитів вітрину даних, як це зроблено, наприклад, у сервисах перевірки сплати штрафів ГИБДД або заборгованостей по податках і зборам. Замість того, щоб тримати штат співробітників, що готовлять і погодить документи, у ситуаціях, коли необхідний тільки доступ до даних, куди простіше запустити сервисы, що працюють в автоматичному режимі, і передати всю роботу на самообслуговування тим, хто звертається за таким доступом.
Як приклад реалізації такої ідеї він приводить свій університет, де весь внутрішній документообіг уже давно здійснюється тільки в електронній формі. Функції по експлуатації й підтримці СЭД уже більше роки тому Ит-подразделения університету передали керуванню справами, користувачі самі створюють сотні типових маршрутів на місяць, і рух всіх документів, що стосується внутрішньої життя університету, проходить в електронній формі. Зовнішні ж запити поки ще занадто часто приходять в університет по звичайній пошті в паперовій формі. Але й вони зараз переводяться в електронну форму. Питання ректорові давно вже задають на сайті, запити в Ит-поддержку теж. Цього року відбувається перехід на електронну форму взаємин з науковим співтовариством і з іноземними громадянами й організаціями. "Але для наукових контактів у багатьох випадках стандартного функціонала ECM й CRM не вистачає, потрібні більше серйозні системи керування знаннями", - уідзначає експерт.
А інший представник вищої школи, Павло Музычкин, бачить реальну картину в трохи іншому світлі: у бюджетній освітній установі структура документообігу зміщена убік персональних даних, тому значна частина документів іде в архів на десятиліття й, отже, у нинішніх умовах поки не має шансів стати електронними оригіналами. У той же самий час є групи документів, які вже сьогодні цілком можуть бути переведені в повністю електронний вид. Найбільш актуальна ділянка - держзакупівлі, і отут уже дуже багато зроблено в державному масштабі. Але на рівні вузу через високий ступінь відповідальності персоналу за помилки величезні масиви документів як і раніше роздруковуються, хоча на порталі держзакупівель вся інформація про договори є в електроном виді, причому з посиленим кваліфікованим електронним підписом.
Однак є інший важливий шар документів у вузах, що безперешкодно може бути перетворений у повністю електронний вид - документація по організації навчального процесу. Це об'ємні комплекти із сотень документів по кожній освітній програмі, які необхідні для проходження державної акредитації. Те що дотепер вони ще існують на паперовому носії - рудимент. Що цікаво, він може бути ліквідований одним розчерком пера вповноваженої посадової особи міністерства. Маючи такий потужний важіль, як державна акредитація, дане з може бути легко реалізоване на практиці.
Які є перешкоди
Що заважає переходу на дійсний електронний документообіг: немає потреби в підприємств, низька зацікавленість, СЭД не дає потрібного ефекту або не виправдує витрат, немає кадрів, немає технологічної готовності, недоліки нормативно-законодавчої бази? Відповідаючи на ці питання, Антон Бурлак згадує часто використовувану тезу: "Паперова парадигма зникне тільки з останнім керівником високого рангу, якому секретарка роздруковує документи". Але далі відзначає, що насправді проблема набагато серйозніше. Він уважає, що труднощі є у всіх сформульованих питаннях, і перераховує ще кілька важливих аспектів:
· дотепер немає єдиного термінологічного апарата і єдиного розуміння терміна "електронний документ";
· люди просто не готові до відмови від документів у традиційному їхньому розумінні, для них те, що вони бачать на екрані, - це документ, якому можна легко представити в паперовому виді;
· є страх і побоювання за надійність системи електронного документообігу й зберігання інформації, багато хто не готові до того, що навіть сама незначна інформація ніяк не фіксується на папері й не буде підшита в справу;
· прецеденти повернення до паперових документів уже є, недарма в США з'явився термін hard copy і вимоги по зберіганню важливих документів саме на папері;
· і звичайно ж, вимоги по захисту інформації, неважко зайти на сайт держзакупівель і пошукати тендери на закупівлю друкарських машинок.
Є деякі труднощі й на рівні законодавства, але все-таки головні проблеми - у нашому менталітеті, у головах. Уже сьогодні при існуючих нормативних вимогах в організацій є більші можливості для широкого використання електронних документів, упевнений Володимир Соловйов. На його думку, труднощам виникають тільки на першому кроці, коли СЭД здається серйозною інновацією й всіма працівниками доводиться вчитися й перебудовуватися. Але очевидні плюси швидко переводять СЭД з розряду інновацій у розряд діючого стандартного рішення. Якщо керівництво розуміє вигоди від переходу на безпаперовий документообіг і транслює співробітникам своє позитивне відношення до відмови від паперових документів, то серйозних проблем бути не можуть, тільки стандартні завдання, яких у більших організаціях може бути багато.
"Думаю, потреба в повністю електронному, тобто безпаперовому документообігу є, і навіть дуже гостра, - уважає Павло Музычкин. -неправильно думати, що хтось свідомо заважає широкому використанню безпаперової технології. Просто сьогодні не дозріли об'єктивні умови для створення електронних архівів. Те що ми зараз маємо - вірніше називати передумовами. Як забезпечити гарантоване зберігання документів протягом десятиліть і сторіч? На жаль, наука ще не дала нам таких технологій. Але однаково потрібно працювати з тим, що є".
Разом з тим він упевнений, що недоліки нормативно-законодавчої бази також вносять свій внесок. Прикладом може служити перший закон про електронний підпис, що працював, але за десять років так і не привів до її масового використання в діловій практиці, усе виявилося набагато складніше, ніж рисувалося в нашій уяві. Підпис, виявляється, діє певний строк, може бути відкликана, скомпрометована, для її використання потрібно встановлювати спеціальне ПО й одержувати сертифікати, які періодично варто обновляти. Потрібно мати не тільки підпис, але й підтримувати целую інфраструктуру ключів, тримати штат співробітників і із за ліцензії на ПО, платити за носії ключів, платити за щорічну перегенерацію ЭП. Закон про електронний підпис 2011 р., увівши вид простого електронного підпису, багато чого спростив і з юридичну значимість технологіям, заснованим на пин-кодах, логинах і паролях. Багато внутрішніх бізнесів-процесів можуть обійтися без посиленого електронного підпису, а корпоративна пошта може взяти на себе з функцій, які раніше виконувалися через СЭД.
Як вирішувати проблеми
Антон Бурлак уважає, що отут треба буде розв'язати цілий комплекс непростих завдань. Як із крок потрібно змінити погляд людей на саме поняття "документ" і на використання документів при обміні інформацією й передачі управлінських впливів. Соціалізація управлінської діяльності в організаціях і відмова від її формалізації допоможуть скоротити число подій, фактів й управлінських впливів, що підлягають документуванню. Отут не обійтися без певного ламання свідомості.
Як конкретні міри він пропонує, як варіант, зобов'язати всіх арифметично скоротити число регистрируемых документів. "Але поки не пройде кілька років, поки люди не зрозуміють, що так дійсно зручніше й практичнее й що ризики насправді мінімальні, ми будемо користуватися всі системами, що поліпшуються, електронної реєстрації паперових документів. Гарними, що іноді реалистично імітують паперові документи, але не прогресивними", - говорить наш експерт.
Потрібно починати з кінця життєвого циклу документів - архівів, уважає Павло Музычкин. Потрібно створювати потужні центри з багаторазовим географічно розподіленим резервуванням, що перебувають під з гарантованим захистом держави від форс-мажорних обставин природного, економічного й політичного характеру, у яких на комерційній основі за прийнятну плату могли б накопичуватися електронні архіви підприємств й організацій. Тоді, говорить він, паровоз стане поперед поїзда, як це й мабуть , і піде за розкладом до кінцевої станції - архіву. Поки ж електронний документообіг перебуває на рейках, які ведуть у нікуди...
У майбутньому, на думку експерта, технічне рішення швидше за все буде знайдено шляхом відділення "логіки й семантики" архівної справи від "фізики", за рахунок виртуализации ПО й періодичній міграції електронного архівного фонду на нове обладнання. "А зараз потрібно працювати над уніфікацією електронної архівної справи, відпрацьовувати формати архівних документів, вести стандартизацію технологій електронних архівів підприємств й організацій, - радить Павло Музычкин. - Але тільки робити це потрібно набагато швидше, ніж це відбувається зараз. Відвідуючи конференції іноді дивуюся - нерідко обговорюються проблеми, про які чув ще дев'ять років тому, коли тільки почав впроваджувати у своєму вузі СЭД і став цікавитися питаннями электронного документообігу".
